Вашата кошница е празна!
Вашата кошница е празна!
Може да си помислите, че нямате време да организирате офиса си, но ако наистина знаете колко време ви струва разочарованието, бихте преосмислили. Сравнително чисто и подредено офис пространство изчиства пътя за по-висока производителност и по-малко губено време.
Организирането на вашия офис не трябва да отнема дни, може да се направи малко по време. В действителност поддържането на организиран офис е много по-ефективно, ако го третирате като текущ проект, вместо масивна атака. Така че, ако сте готови да започнете, следните съвети ще ви помогнат да превърнете офиса си в ефективно работно място. Акварел е онлайн магазин, специализиран в канцеларските материали, офис консумативи и всичко необходимо за офиса ви. Вижте нашите съвети:
Огледай се. Какво не сте използвали от известно време? Фокусирай се върху една област в даден момент. Ако не се получи, изпратете го за ремонт или го хвърлете. Ако не сте го използвали месеци и не можете да помислите кога ще имате нужда от нея, това ще стане. Това се отнася за мебели, оборудване, консумативи и т.н. Не забравяйте за нощни дрехи, растения (реални или изкуствени) и декорации - ако са покрити с прах и правят офиса ви очукан, те са честни игри.
Съберете всеки елемент, който не е там, където принадлежи, и го поставете там, където е.
Решете какъв тип дейност се случва във всяка област на вашия офис. Вероятно ще имате основно работно пространство (най-вероятно бюрото си), референтна област (шкаф за документи, рафтове, свързващи елементи) и снабдяваща зона (килер, рафтове или чекмеджета.) Поставете подходящото оборудване и консумативи в правилното площта, доколкото е възможно.
Поставете оборудването и консумативите, които използвате най-много. Нещата, които рядко използвате, могат да бъдат съхранени или отстранени.
Изберете производител на етикети, който е лесен за използване. Отделете време за етикетиране на рафтове, кофи, чекмеджета за кошници. Не само ще ви напомня къде отиват нещата, но и ще помогне на другите, които може да имат нужда да намират, използват или отделят нещо в работното ви пространство.
Тъй като се движим напълно в цифровата епоха, необходимостта от съхраняване на хартиените файлове е намаляла. Какво може да ви съхранява цифрово? Дублирате ли файловете? Възможно е да елиминирате някои от файловете и папките, които сте използвали в миналото. Ако съхранявате файлове на вашия компютър, уверете се, че правите редовни резервни копия. Някои бързи съвети за създаване на гладка система за подаване:
Поставете всички "елементи за обсъждане" там заедно с елементите, които трябва да бъдат предадени, отчетите, които трябва да бъдат предоставени и т.н. Това ще ви помогне да бъдете подготвени за срещи и да ви спестим стрес че среща се издига.
Толкова много от разхвърлените документи са неща, които са задържани. Коригирайте ги в папката WOR. Проверявайте го на всеки няколко дни за изключителни действия, които може да се наложи да проследите.
Отстранете всичко, почистете го внимателно и поставете обратно само онези елементи, които са от съществено значение за ежедневната употреба.
Сега, когато сте рационализирали работния си плот, е добра идея да го организирате. Използвайте организаторите или контейнерите за настолни компютри, за да организирате елементите на бюрото си. Използвайте тави за хартия, контейнери за по-малки предмети.
Поставете предмети, използвани заедно в едно и също пространство за чекмеджета, печати с пликове, лепкави подложки с бележници и т.н. Използвайте организаторите на чекмеджета за малки предмети - хартиени клипсове, халки и др. Използвайте отделно чекмедже за лични вещи.
Ако работите редовно с други хора, създайте папка, табла или пощенска кутия за всяка.
Надявате се, че с новия си организиран офис няма да създавате купчини хартия, но все пак трябва да сортирате старите. Отидете през купчината и я поставете на подходящото място или я изхвърлете.
Не само прилепвайте пощата в купчина, за да се сортирате или пуснете и извадете парчетата, от които се нуждаете точно сега. Сортирайте го веднага щом го получите - да действате, да четете, да пишете, да делегирате или да раздавате.
Не е нужно да съхранявате всяко парче хартия неопределено време. Маркирайте върху файлове или документи, когато те могат да бъдат хвърлени или настъргани. Някои юридически или финансови документи трябва да се съхраняват за определен период от време. Уверете се, че знаете какви са тези изисквания.
Използвайте евтини кутии за съхранение, за да съхранявате архивираните файлове и да ги измъквате от текущото файлово пространство.
Използвайте кутии за списания или кутии за складиране на списания и каталози, които наистина искате да запазите. Моля, уверете се, че наистина имате нужда от тях за справка или изследване, в противен случай ги рециклирайте или ги раздайте.
Определете файл за печат и документи, които искате да прочетете, които не са спешни.
Когато проектът е завършен, поставете всички материали заедно и ги запишете. Дръжте "работните си папки" за текущи проекти.
В края на деня направете бързо почистване, за да е чисто началото на следващия ден.
Използвайте един съвет или опитайте всичките. Размерът на усилията, които полагате за създаването и поддържането на ефективна работна зона, ще се изплати по-голям начин. Вместо да прекарвате време в търсене на неща и разбъркване на купчини, ще можете да прекарате времето си ... и ... да работите.
