Чувствате ли нуждата да сте по-организирани или по-продуктивни? Прекарвате ли деня си в поредица от дейности? Чудите ли се в последствие защо не постигате много? Ако отговаряте положително на тези въпроси, тези трикове за по-добро управление на времето са за Вас. Те ще Ви помогнат да повишите продуктивността си и да не губите време през работния ден.
1. Осъзнайте, че управлението на времето е мит
Това е първото нещо, която трябва да разберете за управлението на времето. Независимо колко сте организирани, в денонощието има само 24 часа.
Времето не се променя. Ние може да управляваме себе си и това, което правим, с времето което имаме. Оценете това. Осмислете го и преминете към следващия трик.
2. Осъзнайте къде и за какво губите време
Много от нас губят време през деня. Време, което можем да използваме много по-продуктивно. Осъзнайте какво губи вашето време. Прекарвате ли много време сърфирайки в Интернет, четене на имейли, постове във фейсбук или приемане на лични обаждания през работно време.
Според независимо проучване 89% от респондентите признават че губят работно време всеки ден.
- 31 процента губят грубо 30 минути дневно
- 31 процента губят грубо един час дневно
- 16 процента губят грубо два часа дневно
- 6 процента губят грубо три часа дневно
- 2 процента губят грубо 4 часа дневно
- 2 процента губят пет или повече часа дневно
А Вие губите ли време? За да си отговорите на този въпрос, може да започнете да си водите дневник с дейностите, които извършвате през деня. По този начин едновременно ще определите коя дейност колко време Ви отнема, откъдето и по-лесно планиране в последствие. От друга страна ще разберете колко работно време губите в странични занимания и как да го понижите.
3. Създайте си цели за управление на времето
Запомнете, че управление на времето означава промяна на Вашето поведение, не промяна на времето. Добра първа стъпка би била да елиминирате нещата, които губят много от времето Ви. За една седмица например, си поставете цел да не приемате лични обаждания в работно време или да не отговаряте на текстови съобщения докато работите. Ако продуктивността Ви рязко се повиши, ще знаете откъде идват проблемите Ви.
4. Направете си план за управление на времето
Това е продължение на третия трик за управление на времето. Целта е да промените поведението си с времето, за да постигнете главните цели, които сте си поставили. Такива цели могат да бъдат повишаване на продуктивността Ви, или понижаване на стреса. Няма смисъл от поставяне на цели, ако не проследявате развитието и постигането им с времето.
5. Използвайте помощници за управление на времето
Дали ще използвате бележник, компютърна програма или телефонно приложение, първото нещо което трябва да направите, за да управлявате времето си е да знаете какво правите в момента, какво следва, а и да планирате времето си в бъдеще. Съществуват различни софтуерни продукти, под формата на календари и планери, които Ви позволяват да разграфите работния ден и да подредите задачите си. Повечето предлагат и известяване, когато настъпва определен краен срок за дадена задача.
6. Приоритизирайте
Трябва да почвате всеки ден със сесия за приоритизиране на дневните Ви задачи и поставяне на цел за деня.
Ако имате 20 задачи за определен ден, колко от тях наистина трябва да се свършат? Може ли да отложите някоя от тях за друг ден и има ли такива, които трябва спешно да се свършат? Отговаряйте си на тези въпроси всеки ден, за да знаете върху какво трябва да концентрирате времето си. Приоритизирайте!
7. Научете се да делегирате
Делегирането е едно от най-трудните за научаване неща за много собственици на бизнес. Но независимо колко малък е бизнесът, няма нужда един човек да върши всичко. Трябва да позволите и други хора да понесат част от товара. Ако имате няколко работника, Ваша работа като мениджър или собственик е, да знаете в какво е добър всеки от работниците. Ако сте сигурни, че някой друг може ефективно да свърши дадената задача, добра идея е да делегирате задачата към него. По този начин Вие може да се концентрирате върху важните задачи, а и служителите Ви да израствате във фирмата.
8. Изградете си рутина и се придържайте към нея
Понякога настъпват кризисни моменти, но тези моменти са редки. Ако може да оформите действията си през деня така, че да станат рутина, с времето ще намерите възможно най-лесния начин за извършване на всяко от тях. Така с времето продуктивността Ви ще се повишава постоянно. За повечето хора, създаването и спазването на някакъв рутинен режим им позволява веднага да започнат работа, без да губят излишно време.
9. Поставяйте си срокове
Създайте си навик да си поставяте крайни срокове за всяка задача. Например, четене и отговаряне на имейли може да изяде целия Ви ден, ако му позволите. Вместо това, ако си поставите лимит от един час дневно за тази задача и се придържате към него, ще Ви остане време и за останалите задачи. Най-лесния начин е да определите точно определено време от деня с точно определени граници за всяка задача, вместо да отговаряте на имейли в момента, в който ги получите например. Така няма да се разконцентрирате и ще бъдете по-продуктивни.
10. Организирайте ефективно файловете си
Губите ли много време, търсейки файлове в компютъра си? Отделете време и организирайте по-добре архивите си, за да намирате желаната информация по-бързо и лесно. Имайте в предвид, че ако имате много файлове, това може да отнеме време, но веднъж направено, ще повиши продуктивността Ви неимоверно. Също така, ако бизнеса Ви се разрасне с времето, много по-лесно ще можете да запознаете нов човек със системата Ви, като по този начин и неговото време няма да се губи в безсмислено утежнено ровене.
11. Не губете времето си чакайки
От среща с клиент до час при зъболекар, невъзможно е да избегнете чакане. Но няма нужда просто да седите и да не правите нищо, докато чакате. Технологията позволява да работите, където и да сте. Таблета или телефона Ви помагат да стоите свързани. Може да четете доклад, да отговаряте на имейли или да планирате следващата си маркетингова кампания.
Ето и най-важния трик за управление на времето – може да имате контрол върху времето си, и да постигнете това, което искате да постигнете, след като веднъж сте се отървали от митовете за спестяване на време и го организирате така, че да работи за Вас.
